Comme le confirme l’entreprise Cartelis, « La migration d’un logiciel CRM est un projet complexe notamment parce qu’il contient des dimensions à la fois stratégiques, organisationnelles et techniques »
Changer de logiciel de gestion peut sembler intimidant. Pourtant, de nombreux gérants de salles de sport passent aujourd’hui d’une solution à une autre pour des raisons concrètes : manque de fonctionnalités, support client défaillant, tarification rigide ou outil peu adapté à l’évolution de leur modèle. Cette transition, si elle est bien préparée, peut se faire de manière fluide, sans perte de données ni perturbation pour les adhérents. Grâce à son service client dédié, passer d’un logiciel à un autre devient avec Liberfit une opération structurée et sécurisée.
Préparer la migration du logiciel
Auditer les besoins réels de votre salle avant le changement
Avant toute migration, il est essentiel d’évaluer précisément vos besoins actuels et futurs. Ce diagnostic doit porter à la fois sur les usages internes (plannings, réservations, accès, suivi des paiements) et sur les attentes des adhérents de votre salle de sport (expérience mobile, accès en ligne, fidélisation). Il est également utile d’identifier les points faibles de l’outil actuel : tâches redondantes, manque de reporting, mauvaise ergonomie, bugs techniques, etc.
Cette phase permet de clarifier vos objectifs : souhaitez-vous améliorer la gestion des abonnements ? Optimiser vos taux de remplissage ? Faciliter l’encaissement ou renforcer votre relation client ? En listant vos priorités, vous pourrez comparer les solutions de manière objective.
Pour vous aider à structurer cette réflexion, vous pouvez consulter l’approche de Liberfit sur les outils de pilotage disponibles : Logiciel de gestion tout-en-un pour salles de sport.
Organiser la transition sans perturber l’activité en cours
Un changement de logiciel doit se faire en douceur. L’idée est d’éviter toute interruption dans l’activité de la salle ou tout inconfort pour les adhérents. Pour cela, il est conseillé de planifier la transition à un moment stratégique : en fin de mois, de trimestre ou lors d’un creux d’activité. Une double utilisation temporaire peut être envisagée sur quelques jours afin de tester les processus dans le nouveau système tout en gardant l’ancien actif.
Il est également essentiel de former l’équipe en amont. Liberfit propose des démonstrations interactives, des webinaires de prise en main et un support réactif en cas de question. En communiquant clairement avec vos adhérents (via email, affichage, réseaux sociaux), vous pouvez les rassurer sur les bénéfices du changement : nouvelle interface, plus de flexibilité, autonomie de réservation, etc.
Cette phase de communication est clé : elle permet de transformer une contrainte technique en opportunité d’amélioration perçue par vos clients.
Préparer les données à migrer
L’un des points les plus sensibles d’une migration est la récupération des données. Chez Liberfit, l’équipe accompagne chaque client de façon personnalisée sur ce sujet. La première étape consiste à extraire les bases de données de l’ancien logiciel — généralement au format CSV. Cela peut être fait directement via l’interface de l’ancien outil ou en en faisant la demande au prestataire sortant.
Il est souvent utile de récupérer au moins 2 BDD (Bases De Données) : les données clients et les abonnements. En effet, un client peut avoir plusieurs abonnements actifs, avec des tarifs ou des conditions variables. Les jointures entre ces tables doivent être précises. Avant toute importation, il faut donc recréer manuellement les produits (abonnements, cartes, séances, etc.) dans Liberfit afin d’assurer la correspondance parfaite avec les données importées.
Chaque logiciel ayant ses propres colonnes et nomenclatures, un travail de correspondance est nécessaire. Liberfit assure ce mapping, en validant chaque étape avec le client. Il est également possible de migrer les réservations déjà posées, à condition que les cours soient déjà créés dans le nouveau système. La comptabilité, elle, ne peut généralement pas être migrée, ce qui suppose de clôturer un exercice sur l’ancien logiciel, ou de consolider le bilan avec des exports.
Modèle de courrier de résiliation de salle de sport
Il est tout à fait possible de résilier votre abonnement, même si il est en tacite reconduction. Il faut consulter votre contrat avec le prestataire actuel afin de connaitre les modalités exactes. Voici un modèle de courrier de résiliation à transmettre à votre prestataire actuel pour formaliser la fin de votre contrat logiciel :
Vos Nom, prénom, coordonnées.
A l’attention de
Nom de votre salle de sport et coordonnées
Le date
Objet : Résiliation de contrat
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous informe de ma décision de mettre un terme au contrat de service nous liant pour l’utilisation de votre logiciel de gestion, souscrit en date du date de souscription, et portant sur la structure nom de votre entreprise. Conformément aux conditions générales de vente, je respecte le délai de préavis requis de durée, et vous demande de prendre en compte cette résiliation à compter du date effective. Je vous remercie de me confirmer la réception de ce courrier et la date exacte de la désactivation de mon accès, ainsi que les modalités de restitution éventuelle de mes données personnelles (optionnel).
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Nom et signature
Checklist pour réussir sa migration logicielle en 10 étapes
- Réalisez un audit de vos besoins actuels
Listez les fonctionnalités que vous utilisez vraiment, les manques identifiés dans votre solution actuelle et les points à améliorer (ergonomie, temps de traitement, service client, etc.). - Définissez vos objectifs avec le nouveau logiciel
Souhaitez-vous gagner du temps ? Suivre la rentabilité plus facilement ? Automatiser les relances clients ? Ces objectifs guideront le choix de votre future solution. - Choisissez un logiciel adapté à votre activité
Comparez les logiciel de gestion de salles de sport disponibles sur le marché (généralistes vs spécialisées). - Planifiez la période de migration et de résiliation
Préférez un moment calme dans votre planning (fin de mois, fin d’année, vacances scolaires), et si possible calé avec votre bilan comptable. Informez vos équipes et vos adhérents du changement à venir. - Récupérez vos bases de données
Exportez ou demandez les fichiers de vos anciens logiciels (fichiers CSV/Excel des clients, abonnements, réservations). Attention à séparer les BDD clients et abonnements pour faciliter les jointures. - Préparez le terrain dans le nouveau logiciel
Créez manuellement les produits, abonnements et prestations dans le nouveau système pour assurer la cohérence avec les données importées. - Faites correspondre les colonnes (mapping)
Chaque logiciel a ses propres colonnes : l’équipe support de Liberfit peut vous aider à faire le “matching” (clients, tarifs, formules, historiques). - Formez vos équipes
Planifiez une session de formation (guides, webinaires, accompagnement personnalisé) pour garantir une adoption rapide et efficace. - Testez en réel avec des réservations ou ventes pilotes
Activez temporairement le nouveau logiciel pour tester le parcours de réservation, la saisie client ou l’encaissement. Corrigez les éventuelles incohérences. - Communiquez avec vos adhérents
Préparez un message clair pour vos clients : nouveaux accès, appli mobile, espace personnel… Faites du changement un levier de satisfaction et non une rupture.
De manière générale, prévoyez un chevauchement des 2 solution, ne serait-ce que durant 1 mois : Durant cette période de transition, les 2 solution co-existeront jusqu’au jour du switch définitif.
