La fin de l’auto-attestation : une nouvelle ère pour les logiciels de caisse
Depuis la publication au Journal Officiel le 15 février 2025 de la Loi de Finances pour 2025, le paysage réglementaire des logiciels de caisse a connu un tournant décisif. Le texte supprime purement et simplement la possibilité pour les éditeurs de logiciels de caisse de produire eux-mêmes une attestation de conformité. Désormais, seule une certification délivrée par un organisme accrédité est reconnue comme preuve de conformité. Pour les professionnels du secteur du fitness, cette nouvelle disposition implique un changement immédiat. Aucun délai de transition n’a été prévu : l’application de la loi est entrée en vigueur dès sa promulgation le 14 février 2025.
Qui est concerné ?
Cette obligation concerne toutes les structures enregistrant des ventes auprès de clients particuliers. Ainsi, même les salles de sport qui traitent à la fois avec des professionnels et des particuliers sont concernées. Le critère déterminant est la présence de transactions avec des clients non assujettis à la TVA. Si votre salle encaisse des paiements d’adhérents particuliers, alors le logiciel de caisse utilisé doit obligatoirement être certifié NF525 ou par un organisme agréé, pour cette partie de l’activité.
Quel est l’objectif ?
L’objectif du législateur est clair : lutter contre la fraude à la TVA, notamment via les logiciels de caisse dits permissifs, qui permettaient dans certains cas de modifier ou supprimer des paiements de manière non traçable. En imposant une certification externe, l’État renforce la transparence des systèmes d’encaissement. La certification garantit, entre autres, l’inaltérabilité des données, leur sécurisation, leur conservation, et leur archivage.
Ce que cela implique pour votre salle de sport
Pour les gérants de salles de sport, cette mesure implique des vérifications immédiates. Si vous utilisez un logiciel qui ne dispose pas de cette certification, vous vous exposez à des sanctions importantes en cas de contrôle fiscal. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à 7 500 € d’amende par logiciel non conforme, avec un délai de 60 jours pour se mettre en règle.
La position de Liberfit sur le sujet
Chez Liberfit, nous avons anticipé cette évolution réglementaire. Notre logiciel de gestion, conçu spécifiquement pour les clubs de fitness, est conforme à la norme NF525. Cela signifie que notre solution répond déjà aux exigences de la loi : sécurité, traçabilité, archivage des transactions… Vous n’avez rien à faire, tout est pris en charge. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le développement de votre activité en toute sérénité, sans craindre d’être en infraction.
Cette réforme peut sembler contraignante à première vue. Mais elle est aussi l’occasion pour les gérants de professionnaliser davantage leur gestion, de mieux structurer leurs encaissements et de s’équiper d’un logiciel à la fois conforme et pensé pour leur métier. Une opportunité pour prendre une longueur d’avance, en s’appuyant sur un éditeur reconnu et certifié.
Quelles salles de sport sont concernées par cette obligation ?
L’obligation de certification NF525 ne concerne pas uniquement les commerces traditionnels ou les grandes chaînes. Elle s’applique à toutes les structures qui enregistrent des paiements de clients particuliers via un système de caisse. Et cela inclut directement les salles de sport, clubs de fitness, studios de coaching, et même les structures associatives proposant des abonnements ou des prestations payantes. Dès lors qu’un encaissement est réalisé en échange d’un service ou d’un accès, et qu’il est effectué auprès d’un non-professionnel, la réglementation s’applique.
Utilisez-vous un TPE relié à un logiciel de caisse ?
Il est donc essentiel pour chaque gérant de bien analyser son mode de fonctionnement. Si vous utilisez un terminal de paiement (TPE) relié à un logiciel de caisse, ou si vous proposez la réservation et le règlement d’activités via une borne ou une application connectée, alors ce système doit impérativement être certifié. Cela inclut également les salles disposant d’une borne d’accès salle de sport permettant aux adhérents de payer ou renouveler leur abonnement sur place. Même si l’achat est autonome, il est enregistré, donc concerné.
Même sans caisse traditionnelle, vous êtes concerné
De nombreuses petites structures peuvent penser, à tort, qu’elles ne sont pas concernées si elles n’ont pas de « caisse » au sens traditionnel. Or, tout système permettant un paiement – que ce soit par carte, en ligne ou via un logiciel – entre dans le champ de cette obligation. Cela inclut donc les logiciels de gestion tout-en-un, les plateformes de réservation avec paiement intégré, et bien sûr, tous les modules connectés à un badge accès salle de sport ou à une borne d’accès fitness.
Il est important de noter que la loi ne distingue pas la taille de la structure ni le montant du chiffre d’affaires. Elle s’applique de manière uniforme. Que vous soyez une salle indépendante, un réseau de clubs, ou un studio de 50 m², les exigences sont les mêmes.
Le logiciel Liberfit déjà aux normes
Avec Liberfit, les salles de sport disposent d’un outil totalement conforme, simple à prendre en main et adapté aux réalités du métier. Notre logiciel centralise les encaissements, les abonnements, les plannings, les accès, tout en répondant strictement aux normes NF525. Vous bénéficiez ainsi d’une solution complète qui vous permet de rester concentré sur votre cœur de métier : faire vivre une expérience unique à vos adhérents.
Quels critères pour choisir un logiciel de caisse certifié ?
Choisir un logiciel de caisse conforme à la norme NF525 ne doit pas se limiter à une simple case à cocher. Pour les clubs de sport, ce choix doit s’inscrire dans une réflexion plus large sur la gestion globale de l’activité. La certification est impérative, mais elle n’est qu’un socle. Le bon logiciel doit aussi permettre de fluidifier les inscriptions, d’automatiser les encaissements, de sécuriser les accès, et de proposer des statistiques utiles à la gestion quotidienne.
Se conformer aux besoins de votre salle de sport
Un bon point de départ est de vérifier si le logiciel prend en charge les systèmes d’entrée comme les bornes d’accès salle de sport, les badges d’accès salle de sport, ou les QR codes pour le contrôle d’accès fitness. En effet, une solution intégrée permet de lier la gestion des abonnements avec le contrôle d’accès club fitness, en limitant les fraudes et les oublis de paiement. Cela réduit aussi la charge administrative du personnel, tout en offrant un service fluide aux adhérents.
Vérifier la compatibilité avec vos autres outils
Ensuite, la question de l’interopérabilité est cruciale. Votre logiciel doit pouvoir dialoguer avec vos systèmes existants : terminal bancaire, passerelle de paiement en ligne, automate de badges, lecteur RFID, etc. Il doit aussi être accessible en ligne, pour permettre à vos adhérents de gérer leur abonnement à distance, réserver un cours ou visualiser leur planning.
Conformité des données du logiciel de caisse
La certification NF525 implique également que toutes les transactions soient enregistrées de manière inaltérable. Cela signifie qu’aucune manipulation manuelle ne peut venir supprimer ou modifier une opération sans en laisser une trace. Cette exigence est essentielle pour vous protéger en cas de contrôle fiscal, mais aussi pour garantir la transparence et la confiance vis-à-vis de vos membres.
Les avantage de Liberfit
Avec Liberfit, vous optez pour un logiciel 100 % conforme et 100 % orienté fitness. Nous avons pensé notre solution pour les clubs comme le vôtre. Notre outil inclut un module complet de caisse certifié NF525 de longue date, mais aussi un système de réservation, de gestion de planning, de contrôle d’accès, et de suivi des statistiques. Vous avez également la possibilité d’intégrer des bornes pour l’enregistrement et le paiement autonome, tout en maintenant une traçabilité parfaite des flux.